Tietojenluovutus kirkollisissa väestörekisteriviranomaisissa

Suomen Sukututkimusseuran juridinen toimikunta on seurannut evankelisluterilaisten kirkkoherranvirastojen ja keskusrekistereiden sukututkijoille tarjoaman tietopalvelun kehittymistä ja todennut sen heikentyneen huomattavalla tavalla kolmen viime vuoden aikana.

Tämä näkyy erityisesti pitkinä, usein monien kuukausien pituisina tietojenluovutuspyyntöjen käsittelyaikoina. Lisäksi sukututkijat raportoivat jatkuvasti saamissaan selvityksissä esiintyvistä virheistä. Samoin ongelmia aiheuttavat joidenkin kirkollisten väestörekisteriviranomaisten lainsäädäntöön perustumattomat syyt olla luovuttamatta tietoja sukututkimusta varten.

Kirkkohallituksen hallinto-osaston edustajat ovat Suomen Sukututkimusseuran juridisen toimikunnan kanssa käymissään neuvotteluissa todenneet, ettei sukututkimusta varten tehtyjen tietojenluovutuspyyntöjen käsittelyaikaa säännellä yksinomaan julkisuuslain määräaikasäädöksillä. Kirkollinen väestörekisteriviranomainen voi harkintansa mukaan soveltaa käsittelyyn hallintolain 7 §, joka antaa viranomaiselle mahdollisuuden suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti ja ottaa huomioon käytettävissä olevat taloudelliset ja muut voimavarat.

Evankelisluterilainen Kirkkohallitus päätti tammikuussa 2014 muuttaa sukututkimusta varten manuaalisista kirkonkirjoista tehtävien selvitysten maksuperusteen vastaavien valtionhallinnon julkisoikeudellisten suoritteiden mukaiseksi. Muutoksen tavoitteena on nostaa kirkkoherranvirastoissa ja keskusrekistereissä sukututkimusta varten tehtävien selvitysten maksut lähemmäksi omakustannushintaa.

Juridinen toimikunta katsoo, että em. hinnoittelumuutoksella Kirkkohallitus on siinä määrin parantanut kirkollisten väestörekisteriviranomaisten mahdollisuuksia suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti, että näillä on myös mahdollisuus käsitellä sukututkimusta varten tehdyt tietojenluovutuspyynnöt kohtuullisessa ajassa.

Juridinen toimikunta päätti esittää Suomen Sukututkimusseuran hallitukselle, että se antaisi suosituksen kohtuullisesta tietojenluovutuspyynnön käsittelyajasta sekä toimenpiteistä, joihin sukututkija voi ryhtyä väestörekisteriviranomaisissa esiintyvissä tietojenluovutuspyyntöihin liittyvissä ongelmatilanteissa. Seuran hallitus antoi suosituksen 24.5.2014.

 

Suomen Sukututkimusseuran hallituksen suositus

 

Suomen Sukututkimusseuran hallituksen käsityksen mukaan sukututkija voi edellyttää, että väestörekisteriviranomaiset (maistraatit, evankelisluterilaisen kirkon kirkkoherranvirastot ja keskusrekisterit sekä ortodoksisen kirkkokunnan keskusrekisteri) lähtökohtaisesti noudattavat julkisuuslain 14.3 §:ssä säädettyjä toimitusaikoja tietojenluovutustilanteissa, ts. tilattaessa otteita, jäljenteitä ja todistuksia väestötietojärjestelmästä ja siihen kuuluvista asiakirjoista.

 

Seuran hallitus katsoo, että

 

1) kaikkien väestörekisteriviranomaisten on käsiteltävä sukututkimusta varten tehty tietojenluovutuspyyntö viivytyksettä. Mikäli väestörekisteriviranomainen heti tietojenluovutuspyynnön saatuaan havaitsee, että pyyntö on epätarkka tai se ei sisällä riittävää selvitystä tietojen käyttötarkoituksesta (esimerkiksi rekisteriseloste puuttuu), on viranomaisen kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta pyydettävä tilaajaa täydentämään tietojenluovutuspyyntöään.

2) yksittäinen tai vähäinen määrä otteita tietojärjestelmästä tai jäljennöksiä manuaalisista asiakirjoista on toimitettava tilaajalle kahden viikon kuluessa tietojenluovutuspyynnön saapumisesta viranomaiselle.

3) tietojenluovutuspyyntö, joka koostuu suuresta määrästä otteita tai jäljennöksiä, on toimitettava tilaajalle yhden kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta viranomaiselle.

4) tietojenluovutuspyyntö, joka edellyttää tietojen kokoamista todistukseksi manuaalisista väestörekistereistä tai niihin liittyvistä asiakirjoista (esimerkiksi kirkonkirjoista) tai näiden mikro- tai digitaalisista jäljenteistä, on toimitettava tilaajalle enintään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta viranomaiselle.

Kolmen kuukauden toimitusaikaan on sisällytettävä se aika, joka kuluu, jos evankelisluterilaisen seurakunnan kirkkoherranvirasto tai keskusrekisteri Kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti ottaa yhteyttä elossa olevaan henkilöön ja tiedustelee haluaako tämä väestötietolain mukaisesti kieltää tietojensa luovuttamisen sukututkimusta varten samoin kuin ao. henkilön vastauksen saamiseen kuluva aika.

Suomen Sukututkimusseuran hallitus katsoo, että odotettuaan kolme kuukautta tietojenluovutuspyyntönsä käsittelyä sukututkija on huomioinut hallintolain 7 §:n edellyttämässä enimmäislaajuudessa mainitun lainkohdan viranomaiselle antaman mahdollisuuden suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti ja ottaa huomioon käytettävissä olevat taloudelliset ja muut voimavarat.

Näin ollen yli kolmen kuukauden käsittelyaikaa (josta on vähennetty tilaajalta mahdollisten lisäselvitysten antamiseen kulunut aika) tietojenluovutusasiassa on pidettävä perustuslain, julkisuuslain ja hallintolain nojalla sekä ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytännön perusteella kohtuuttoman pitkänä.

Seuran hallitus antoi lisäksi suosituksen niistä toimenpiteistä, joihin sukututkija voi ryhtyä, jos tietojenluovutuspyyntöä ei käsitellä kohtuullisessa ajassa tai hän ei hyväksy kielteisen päätöksen perusteluja. Seura julkaisee suosituksen kokonaisuudessaan syksyllä Suomen Sukututkimusseuran ohjeita ja suosituksia -sarjassa.

Tiedekirja mainos 2016 (Tiedekirjan mainos 180px.png)