GENOS
- Suomen Sukututkimusseuran aikakauskirja

[ Artikkelin loppu ]

Sukututkijan arkiston järjestäminen ja säilyttäminen

Tutkija Marjo Hyppönen

Arkistolla tarkoitetaan konkreettisen paikan lisäksi asiakirjakokonaisuutta, joka syntyy arkistonmuodostajan eli esim. viranomaisen, yrityksen, järjestön tai yksityisen henkilön toiminnan ja tehtävien hoitamisen tuloksena Arkistoteorian keskeisen periaatteen mukaan näin syntyneet asiakirjakokonaisuudet tulee säilyttää omina kokonaisuuksinaan muuttamatta niihin kuuluvien asiakirjojen sisäistä alkuperäistä järjestystä.

Yleiset virallisluontoiset arkistojen järjestämisperiaatteet on vahvistettu Valtionarkiston ohjeissa virka-arkistojen hoitamisesta. Lisäksi Valtionarkisto on julkaissut oppaan (Arkistonhoidon opas, Valtionarkiston julkaisu 10, Helsinki 1980), jossa annetaan hyvinkin yksityiskohtaisia ohjeita arkistojen muodostamisesta, järjestämisestä, luetteloimisesta ja säilyttämisestä, myös yksityisarkistojen osalta. Opaskirjallisuutta löytyy myös yritysten ja yhdistysten sekä sukuarkistojenkin järjestämisestä (ks. esim. Per Olov Bergman, Ingemar Carlsson, Bo Nilsson, Ordna ditt släktarkiv, Västerås 1985).

Arkistojen virallisuusaste, koko, luonne sekä tietojen ja asiakirjojen hakuperusteet ratkaisevat arkiston sisäisen järjestyksen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat ryhmitellään Valtionarkiston suosituksissa muodollisin perustein pääsarjoihin (esim. diaarit, luettelot, pöytäkirjat, konseptit, saapuneet kirjeet jne.), jotka puolestaan arkistonmuodostajan tehtävistä riippuen jaetaan tarvittaviin alasarjoihin (esim. henkilöluettelot, omaisuusluettelot jne). Nykyisin on yleistymässä myös koko arkiston muodostaminen arkistonmuodostajan tehtävien perustalta.

Pää- ja alasarjojen sisällä yksittäisten asiakirjojen tavallisimmat arkistointi- ja järjestämisperusteet ovat:
- ajanluvun mukainen eli kronologinen järjestys
- aakkosjärjestys
- numerojärjestys
- kohdekohtainen järjestys
- asiasisällön mukainen järjestys.


Minkälainen on sukututkijan toiminnan tuloksena syntynyt arkisto? Kaoottinen kokoelma muistiinpanoja, valokopioita ja nimi- ja päivämääräluetteloita?

Sukututkijan tavoitteista ja päämääristä sekä myös aina persoonallisista työskentelytavoista riippuu, millaista aineistoa tutkimus tuottaa, miten sitä työstetään, järjestetään, säilytetään ja käytetään. Sukututkijalle kerääntyvää aineistoa tarkasteltaessa voidaan ainakin seuraavanlainen karkea luokittelu hahmotella:
- muistiinpanot ja muut tutkimustyössä syntyvät työpaperit, esim. haastattelutiedot (paperilla tai ääninauhalla), esipolvi- ja sukutaulukonseptit ym. »raaka» aineisto
- valmiit esipolvi- ja sukutaulut, sukupuut, yksilö-, perhe-, suku- ja tilakortistot ym. muokatut tutkimustulosten esitykset
- monistetut tai painetut sukukronikat, sukuhistoriikit ja sukukirjat
- alkuperäiset asiakirjat, esim. kirjeet, koulu- ym. todistukset, kauppakirjat, tilusjakokirjat ja -kartat, perukirjat, valokuvat
- valokopiot ja muut jäljenteet alkuperäisistä asiakirjoista.


Minkälaiseen järjestykseen yllä kuvattu erikoisaineisto olisi mielekästä järjestää? Onko sukututkijalle käyttöä virka-arkistojen yleisistä järjestämis- ja luetteloimisohjeista?

Sukututkija käyttää, soveltaa ja yhdistää kaikkia mainittuja ja muita hyväksi havaitsemiaan järjestämisperiaatteita tarkoitusperiensä ja tarpeittensa mukaan. Joka tapauksessa järjestämistyö alkaa yleensä inventoinnilla eli suorittamalla alustava kartoitus kaikesta arkistoon kuuluvasta aineistosta. Kun aineiston määrä ja laatu on selvitetty, joudutaan ennen varsinaista käytännön järjestämisvaihetta ratkaisemaan ne periaatteet, joiden avulla järjestystä lähdetään luomaan.

Sukututkijan aineistosta ainakin osa järjestynee helposti aakkos-, numero- tai kronologiseen järjestykseen: numerokoodein varustetut erityyppiset taulut numeerisin perustein, kortistot samoin ko. numerokoodiston mukaan tai sitten yksinkertaisesti suvun, perheen, henkilön tai tilojen nimien mukaan aakkosjärjestykseen. Valmiiden sukuhistoriikkien ja sukukirjojen järjestys ei tuottane suurempia hankaluuksia.

Valokuvat ja äänitteet on luontevinta säilyttää omina ryhminään. Niiden järjestys määräytynee muun aineiston järjestyksestä, ja niihin on muissa asiakirjoissa hyvä tehdä viittauksia.

Atk:n avulla tuotettu sukututkimusaineisto ei sinänsä ole mikään erikoisryhmä arkistossa. Se on sisältönsä puolesta järjestettävissä asianomaisiin ryhmiin, kuten esim. esipolvi- ja sukutaulut.


Kun sukututkimus laajenee esivanhempien perushenkilötietojen kirjaamisesta laajemmaksi henkilöhistorialliseksi, myös tutkittavan henkilön ympäristön huomioon ottavaksi tutkimukseksi, kertyy sukututkijan arkistoon sekä määrällisesti enemmän että erityyppistä aineistoa. Miten hallita ja järjestää nämä henkilöitä, sukuja, pitäjää, kylää tai tilaa koskevat monet erimuotoiset tiedot, asiakirjat tai asiakirjajäljennökset? Esim. yksittäisten asiakirjojen numero- tai kronologinenkaan järjestys ei liene tarkoituksenmukaisin.

Päteviä ja toimivia ratkaisumalleja ovat tutkijat varmasti kehittäneet tarpeitansa vastaavasti. Yksi tapa hallita ja pitää koossa tutkimustulokset ja niihin liittyvät asiakirjat on rakentaa niistä henkilö- tai kohdekohtainen akti eli tietyntyyppinen potilaskertomukseen verrattava asiakirjavihko, johon kootaan kaikki yhtä henkilöä tai kohdetta koskevat tiedot ja asiakirjat. Henkilöakti-tyyppinen tietojen ja asiakirjojen luokittelu ja säilyttäminen puoltaa paikkaansa silloin, kun tutkittavaan kohteeseen tai henkilön elämänvaiheisiin ja -ympäristöön liittyviä asiakirjoja on kertynyt niin runsaasti, ettei taulu-, luettelo- tai kortistotyyppinen tiedosto enää ole riittävä. Perustiedot asiakirjoista poimitaan kokonaisuudet esittäviin tauluihin, ja yksityiskohtaisemmat tiedot ja asiakirjat sijoitetaan henkilöaktiin.

Näin esim. III 3/4 numerokoodilla esipolvitauluissa esiintyvän Matti Matinpoika Alatalon henkilöakti saattaisi perushenkilötietojen lisäksi sisältää muistiinmerkittyjä tietoja hänen lukutaidostaan, rokottamisesta, ripillepääsystä ja ehtoollisillakäynneistään sekä lisäksi alkuperäisinä asiakirjoina koulutodistuksen, Alatalon tilan kauppakirjan, perukirjan ym. Lisäksi valokopioina henkilöaktiin voisi olla liitetty muuttokirja, torpankontrahti, tiluskartta ja mikrofilmistä otettuna paperikopiona Matti Matinpojan kuolintiedot.

Erilliset henkilöaktit tai esim. tilakohtaisesti kootut tila-aktit voidaan edelleen järjestää nimien perusteella aakkosjärjestykseen tai jälleen tauluista saataviin numerojärjestyksiin.


Järjestämisvaiheessa viimeistään tulee harkittavaksi myös kysymys, säilyttääkö muistiinpanoja ja muita työpapereita, jos tiedot jo on työstetty sukukirjaksi tai muuksi julkaisuksi. Koska sukututkimus voidaan nähdä päättymättömänä prosessina, jossa tarkistuksia, täsmennyksiä ja korjauksiakin joudutaan tuon tuostakin tekemään, on varmasti työekonomisesti mielekästä säilyttää ainakin sellaiset muistiinpanot, joissa on tarkistustyötä nopeuttavia lähdeviitteitä tai -merkintöjä. Muistiinpanot voi joko koota yhdeksi pääryhmäksi, joka jaetaan henkilöittäin, suvuttain tai numerojärjestyksessä alaryhmiin, tai ne voidaan säilyttää samoin luokiteltuna kuin niistä laaditut lopullisetkin esitykset.

Mihin tahansa järjestykseen sukututkija aineistonsa päättääkin asetella, tulisi päällimmäisenä järjestämisperiaatteena olla systemaattisuus ja johdonmukaisuus kuten itse tutkimustyössäkin. Laaja arkistoaineisto vaatii luettelon, joka toimii arkiston käytettävyyden avaimena ja antaa samalla, ulkopuoliselle maallikollekin, kokonaiskuvan arkistosta. Myös erityyppiset hakemistot ja rekisterit esim. henkilöistä sekä tilojen- ja paikannimistä ovat hyödyllisiä sekä tutkijalle itselleen että arkiston muille käyttäjille.


Arkisto-oppien mukaan on pysyvästi säilytettävän aineiston arkistokelpoisuus myös varmistettava, mikä käytännössä tarkoittaa sitä, että käytetään arkistokelpoisiksi hyväksyttyjä kirjoitusvälineitä ja papereita sekä aineistoa arkistoitaessa poistetaan siitä kaikki metalliset liittimet ym. ruostuvat välineet, käytetään pölyltä, tulelta ja vedeltä suojaavia umpinaisia kansioita. Avonaiset rengaskansiot eivät ole pitkäaikaissäilytykseen sopivia välineitä. Arkistokelpoisen säilytyspaikan ei tule olla liian kostea, joten kellariin tai kesämökin ullakolle ei työnsä tuloksia kannata kantaa homehtumaan.

Järjestetyn ja käyttökelpoisen, mahdollisesti pitäjän, kylän tai useiden sukujen vaiheita laajastikin valaisevan aineiston säilytyspaikkaa on syytä miettiä. Sukututkija voi neuvotella kunnankirjaston, kotiseutuarkiston tai maakunta-arkiston kanssa aineistonsa säilyttämisestä. Turvallisen säilytyspaikan ohella nämä laitokset mahdollistaisivat myös aineiston saamisen laajempaan käyttöön. Ainakin yleisarkistot ottavat viranomaisarkistojen ohella säilytettäväkseen myös yksityisarkistoja talletuksina, jolloin aineiston omistusoikeus jää tallettajalle. Tehtävissä talletussopimuksissa voi tallettaja, jos niin haluaa, asettaa aineiston käytölle myös tiettyjä käyttörajoituksia.


Lähes jokainen tutkimusmatka arkistoon tai kirjastoon kartuttaa sukututkijan omaa aineistoa. Mielenkiintoiseen ja jännittäväänkin tutkimustyöhön verrattuna saattaa rönsyilevien paperipinojen järjestäminen tuntua arkipäiväiseltä ja toisarvoiselta. Mutta paljon vaivaa ja aikaa vaatineen, arvokasta genealogista, henkilö- ja paikallishistoriallista tietoa sisältävän aineiston järjestämisestä ja säilymisestä huolehtimista voidaan pitää pitkävaikutteisena kulttuuritekona.


Genos 59(1988), s. 140-143

© Tekijät ja Suomen Sukututkimusseura - Författarna och Genealogiska Samfundet i Finland

[ Artikkelin alku ]

Aiheenmukainen hakemisto | Vuoden 1988 hakemisto | Vuosikertahakemisto