Henkilöhakemistoja painettuihin julkaisuihin - ohjeita


Ohjeet koskevat sekä julkaisuista kopioitavia, että omatekoisia henkilöhakemistoja.

Tietokanta

Tietokannassa on seuraavat kentät:
  

sukunimi sukunimi2 etunimi ammatti paikkakunta
(Suomi)
paikkakunta
(muu maa)
sivu(t) huomautus
  • sukunimi
    Kenttään kirjoitetaan vain yksi sukunimi. Henkilön toinen sukunimi kirjoitetaan sukunimi2-kenttään. Sukunimi kirjoitetaan perusmuodossa siinä asussa kuin se on julkaisussa tai valmiissa hakemistossa. Sukunimi alkaa aina isolla kirjaimella, muut kirjaimet ovat pieniä.
      
    Omatekoisessa hakemistossa merkitään patronyymi etunimen perään etunimi-kenttään ja sukunimi-kentät jätetään tyhjiksi. Jos henkilöllä valmiissa hakemistossa on vain etunimi ja patronyymi (isännimi) jotka on aakkostettu patronyymin mukaan, viedään nämä tietokantaan siinä muodossa kun ne ovat hakemistossa, ts. patronyymi kirjoitetaan sukunimi-kenttään.
     
    Jos henkilöltä puuttuu sukunimi ja patronyymi, voidaan ko. henkilö jättää pois hakemistosta (henkilön etsiminen pelkän etunimen perusteella tietokannasta, jossa on kymmeniätuhansia nimiä ei ole mielekästä).
     
    Aatelisliite (von, af, von der jne.) merkitään nimen perään erotettuna välilyönnillä, ilman pilkkua sukunimen jälkeen. Etuliite kirjoitetaan aina pienillä kirjaimilla. Omatekoisessa hakemistossa voidaan kuninkaiden ja keisarien nimet jättää mainitsematta.

  • sukunimi2
    Kenttään kirjoitetaan henkilön käyttämä toinen sukunimi, esimerkiksi entinen nimi tai henkilön Amerikassa käyttämä nimi. Ei ole väliä kumpi nimi kirjoitetaan sukunimi-kenttään ja kumpi kirjoitetaan sukunimi2-kenttään. Katso yllä ohjeita nimien kirjoitusasuista.
     
    Jos henkilöllä on enemmän kuin kaksi sukunimeä tehdään lisänimiä varten uudet tietueet.

  • etunimi
    Kenttään kirjoitetaan henkilön kaikki julkaisussa mainitut nimet. Etunimet kirjoitetaan siinä muodossa kun ne ovat julkaisussa tai valmiissa hakemistossa. Jos kutsumanimi on alleviivattu, merkitty tähdellä tms. jätetään tämä merkintä pois.
     
    Jos henkilöllä on julkaisussa mainittu vain nimikirjaimet, merkitään nämä hakemistoon sellaisenaan. Nimikirjaimen perään tulee aina piste. Jos henkilöllä on kaksi tai useampia nimikirjaimia, erotetaan nämä toisistaan välilyönnillä. Valmiissa hakemistossa olevat nimikirjaimet merkitään sellaisenaan pisteillä tai ilman, riippuen siitä, kuinka ne ovat merkitty alkuperäiseen hakemistoon.

  • ammatti
    Kenttä täytetään, jos julkaisun valmiissa hakemistossa on ammatti mainittu. Itse tehdyssä hakemistossa on myös syytä mainita ammatti, jos tämä käy ilmi tekstistä, koska samannimisten henkilöiden erottaminen toisistaan voi muuten olla vaikeata.
     
    Ammatti alkaa pienellä kirjaimella ja kirjoitetaan julkaisun kielellä.

  • paikkakunta (Suomi)
    Kenttä täytetään, jos julkaisun valmiissa hakemistossa on paikkakunta mainittu.Paikkakunta merkitään aina omatekoisessa hakemistossa jos se tuo lisäarvoa hakemiston käyttäjälle ja jos se helpolla käy ilmi tekstistä. Paikkakunta kirjoitetaan aina perusmuodossa. Haun kannalta on kirjoitettava paikkakunnan eri osat alenevassa järjestyksessä, esimerkiksi kunta - kylä - talo. Paikkakunnan eri osat erotetaan välilyönnillä, pilkut ovat turhia. Paikkakunnan kirjoitustapa säilytetään valmiissa henkilöhakemistossa.

  • paikkakunta (muu maa)
    Kenttään kirjoitetaan kaikki Suomen ulkopuolella olevat paikkakunnat. Yhdysvaltojen paikkakuntien yhteydessä on aina mainittava osavaltion lyhenne, Kanadan paikkakuntien yhteydessä territorion tai provinssin lyhenne ja Australian paikkakuntien yhteydessä territorion lyhenne. Osavaltioiden, provinssien ja territorioiden nimet lyhennetään lyhenneluettelon mukaan.

    Esimerkki:   Otter Lake MI
    Aberdeen WA
    Kettle River MN
    Sointula BC
    Montreal QC
    Melbourne VIC
  • sivu(t)
    a) Kenttään voidaan kirjoittaai yksi tai useampi numero.
    b) Jos henkilöstä on viittaus monelle sivulle, kirjoitetaan numerot siinä muodossa kun ne ovat julkaisun hakemistossa. Jos julkaisussa on pilkku numeroiden välissä, jätetään pilkku paikalleen. Jos numeroiden välissä on pelkkä välilyönti, ei pilkkuja tarvitse lisätä. Esim. 34, 535, 456, 890 tai 34 535 456 890.
    c) Jos julkaisun henkilöhakemisto viittaa moniosaiseen teokseen, merkitään niteen numerot samalla tavalla kun ne on merkitty alkuperäiseen hakemistoon. Esim. II:7, IV:123, V:67 tai 1:89, 5:4, 7:345.
    d) Jos alkuperäisessä hakemistossa viitataan useaan sivuun, merkitään tieto samalla tavalla. Esim. 76, 123-127, 657-659 tai 76, 234f, 479.
    e) Henkilöhakemiston kursivoinnit tai lihavoinnit jätetään pois (tavallinen merkintä esim. kuvateksteissä).
    f) Jos samanniminen henkilö esiintyy useassa paikassa julkaisussa on syytä yhdistää tiedot yhdeksi tietueeksi. Tietokannan ylläpitäjä voi suorittaa yhdistämisen.

  • huomautus
    Jos valmiissa hakemistossa tai julkaisussa on ilmoitettu jokin muu tieto, kirjoitetaan tämä huomautus-kenttään. Tällaisia tietoja voi olla esim. syntymäaika (s. 1656), syntymä ja kuolinaika (1656-1745) tms. Kentän teksti on kirjoitettava mahdollismman lyhyesti, koska kentän enimmäispituus tietokannassa on 255 merkkiä.

Painettu hakemisto

Jos sinulla ei ole skanneria, mutta haluat osallistua hakemistojen muokkaustyöhön, voidaan hakemisto skannata tiedostoksi Suomen Sukututkimusseuran kirjastossa. Ilmoita tietokannan ylläpitäjälle minkä julkaisun hakemiston haluat muokata. Sinulle toimitetaan skannattu hakemisto esim. Word-tiedostona sähköpostiviestin liitteenä tai levykkeellä sekä paperikopio hakemistosta postitse.

Kun valmis hakemisto skannataan tietokoneelle on tuloksena tekstitiedosto. Teksti on oikoluettava ja verrattava alkuperäiseen hakemistoon. Tämän jälkeen eri kenttiin tulevat tiedot on erotettava toisistaan. Tämä tapahtuu parhaiten laittamalla jokin merkki, joka ei muuten esiinny tekstissä, kenttien väliin. Merkki voi olla sarkain (tabulaattori), #, @, <, >, <>, tms. Sarkain (tabulaattori) on yleensä paras vaihtoehto koska eri kentät tulevat omiin palstoihin. Muista muuttaa sarkainten oletusvälejä, jolloin jokaisen kentän (palstan) väliin tulee vain yksi sarkainpainallus!

Esimerkki:
Matikka##Juuso#kirvesmies#Polvijärvi##432
Ahven#Virtanen#Marja####678
Orava##Pekka##Liperi#Melbourne VIC#432

Huomaa seuraavat seikat yllä olevassa esimerkissä (huomautus-kenttä on jätetty pois, koska sellaista tietoa ei ko. hakemistossa esiinny):
Rivi 1: kaikissa kentissä on tietoja paitsi sukunimi2 ja paikkakunta (muu maa) -kentissä.
Rivi 2: ammatti, paikkakunta ja paikkakunta (muu maa) puuttuvat, mutta välimerkit ovat mukana.
Rivi 3: sukunimi2- ja ammatti-kentät puuttuvat.

Jos #-merkin sijasta käytetään sarkainta välimerkkinä, on lopputulos seuraavan näköinen:

Matikka 

 

  Juuso 

  kirvesmies 

  Polvijärvi 

  432

Ahven

  Virtanen

  Marja 

  678

Orava

 

  Pekka 

  Liperi 

Melbourne VIC

  432

Molemmat esimerkkitiedostot on helppo siirtää tietokantaan tietokannan ylläpitäjän toimesta. Tiedosto voidaan myös muuttaa txt-muotoon (ASCII-muotoon), jolloin ei ole suurempaa väliä, millä tietokoneella tiedosto on tehty.

Itsetehty hakemisto

Hakemisto tallennetaan tietokoneelle käyttäen jotain sopivaa ohjelmaa. Tällainen voi olla tekstinkäsittelyohjelma, taulukkolaskentaohjelma tai tietokantaohjelma. Taulukkolaskentaohjelma saatta olla helpoin ja nopein vaihtoehto.

Esimerkki käyttäen Excel-taulukkolaskentaohjelmaa:
 

Kentät on muutettava tekstikentiksi, jonka jälkeen mitä tahansa merkkejä voidaan kirjoittaa soluihin [valitse palstat, joita haluat käyttää ja paina Muotoile - Solut... - Luku. Valitse Teksti avautuvasta luettelosta ja paina OK]. Palsta, joka vastaa kenttää jota ei käytetä, voidaan poistaa tai tilapäisesti piilottaa.

Hakemiston toimitus tietokantaan

Ennen työn alkamista on varmistuttava, että tietokannan ylläpitäjä pystyy lukemaan käytettyä tiedostomuotoa ja ettei kukaan muu jo työstä kyseistä hakemistoa. kirjat@genealogia.fi Tietokannan ylläpitäjä antaa asiasta lisätietoja. Kun tietokannan ylläpitäjä saa tiedon uudesta rekisteriprojektista vie hän tiedot siitä tietokantaan. Tiedot ovat tämän jälkeen luettavissa otsikosta "Julkaisuluettelo".

Valmis henkilöhakemisto toimitetaan sähköpostin liitteenä tietokannan ylläpitäjälle tai levykkeellä Suomen Sukututkimusseuran osoitteeseen.