Sukutieto

[ Artikkelin loppu ]

Sukututkimus ja uuden henkilötietolain soveltamisala

Johan Bärlund

Tietosuojavaltuutetun toimisto on äskettäin Internetissä julkaissut meille sukututkijoille tarkoitetut ohjeet "Sukututkimus henkilötietolain mukaan" (http://www.tietosuoja.fi/uutta-mohje7.html). Ohjeiden julkaisemisen ilmeisenä syynä on ollut 1.6.1999 voimaan tullut uusi henkilötietolaki (523/1999), joka korvasi vuoden 1987 henkilörekisterilain (471/1987). Uuden henkilötietolain (HTL) säätäminen on sukutukijoille myönteinen asia. Laki selkeyttää kauan jatkuneen epäselvän tilanteen, miten tietosuojalainsäädäntöä tulisi soveltaa sellaiseen sukututkimustoimintaan, jonka päämääränä on sukukirjan taikka sukuselvityksen julkaiseminen.

On sinänsä kannatettavaa, että tietosuojavaltuutetun toimiston taholta on haluttu lähestyä nimenomaisesti sukututkijoita erillisillä ohjeilla. Huolestuttavaa on sen sijaan se tosiasia, että ohjeet antavat hieman harhaanjohtavan kuvan siitä, minkälaiseen sukututkimukseen HTL:ää sovelletaan. Nyt ohjeita lukeva henkilö päätyy siihen, että kaikki sukututkimus on lain alaisuuteen kuuluvaa rekisterinpitoa. Näin ei kuitenkaan ole. Ohjeista nimittäin puuttuu tieto muutamista HTL:n soveltamisalaa koskevista säännöksistä, joiden mukaan lain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät mm. harrastusluonteinen sukututkimus kokonaan ja julkaisua varten tehtävä sukututkimus osittain.

Harrastusluonteinen sukututkimus

Kuten olen jo aikaisemmin Sukutietolehdessä huomauttanut (Sukutieto 4/1994 s. 14) henkilörekisterilain osalta - ja tässä uusi HTL ei tuo muutosta oikeudentilaan - laki sisältää harrastelijasukututkijan kannalta tärkeän soveltamisalaa koskevan poikkeuksen. HTL:n 2 §:n 3 momentin mukaan

"laki ei koske henkilötietojen käsittelyä, jonka luonnollinen henkilö suorittaa yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin."

Valtaosa Suomessa tehtävästä sukututkimuksesta on juuri harrastusluonteista ja sitä on pidettävä siinä määrin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin tähtäävänä toimintana, ettei HTL:ää voida soveltaa. Edellytyksenä sille, että sukututkimustoiminta jäisi HTL:n soveltamisalan ulkopuolelle, ei myöskään voida pitää sitä, että sukututkija pitää henkilötiedot vain omana tietonaan. Sukututkijalla on oikeus näyttää esim. puolivalmiin selvityksen perheen tai suvun jäsenille taikka toiselle sukututkijalle esim. jonkin tutkimusongelman selvittämistä varten. Tällaiset toimenpiteet eivät muuta sukututkimuksen yksityistä ja henkilökohtaista luonnetta. Jo henkilörekisterilain kommentaarissa (Konstari s. 43) todetaan nimenomaisesti, että harrastusluonteinen sukututkimus jää lain soveltamisalan ulkopuolelle. Vuoden 1994 henkilörekisterilain muutoksen perusteluissa (Hallituksen esitys 311/1993 s. 3) sekä muutosta Sukutieto-lehdessä esitelleen lainvalmistelijan artikkelissa (Vettenranta, Sukutieto 2/1994 s. 11) on sama maininta. Vaikenemalla tästä poikkeussäännöksestä tietosuojaviranomaiset eivät anna ohjeissaan oikeaa kuvaa vapaa-aikanaan omaksi ilokseen ja omasta kiinnostuksesta sukututkimusta harrastavan henkilön velvollisuuksista.

EY:n tietosuojadirektiiviin, joka siis koskee myös Suomea, tietosuojaviranomaiset eivät voi viitata perusteluna sille, että myös harrastusluonteinen sukututkimus kuuluisi HTL:n soveltamisalaan, koska direktiivi sallii poikkeuksen yksinomaan henkilökohtaisen tai kotitalouttaan koskevan toiminnan osalta. Direktiivin johdanto-osassa mainitaan esim. henkilön kirjeenvaihto tällaiseksi toiminnaksi. Tällöin esim. harrastelijasukututkijan käymä kirjeenvaihto kirkkoherravirastojen kanssa jää direktiivin salliman poikkeuksen piiriin. Ruotsin vastaavan henkilötietolain (1998:204) valmistelussa pohdittiin lain soveltamista yksityisiin sukututkimusrekistereihin ja päädyttiin siihen, että ne jäävät lain soveltamisalan ulkopuolelle (SOU 1997:39 s. 201 sekä lain tuore kommentaari Öman & Lindblom s. 48).

Minkälaiseen sukututkimukseen HTL:ää sitten sovelletaan? On selvä, että lain soveltamisalaan kuuluu ammattimainen tai muutoin toimeksiannosta tapahtuva sukututkimus. Esimerkiksi sukuseuran aloitteesta pidettävä jatkuvasti täydennettävä rekisteri suvusta on HTL:n tarkoittama sukututkimusrekisteri, johon lakia sovelletaan. Tällöin kyseessä ei enää ole yhden sukututkijan henkilökohtainen harrastus.

Voidaan myös kysyä, onko harrastelijasukututkijan keräämien sukututkimustietojen laittaminen näkyviin Internetissä sukututkijan yksityiselle kotisivulle sellaista toimintaa, jota ei enää voida pitää lain poikkeussäännön soveltamisalaan kuuluvana. Argumenttina tälle tulkinnalle voidaan esittää, että koska kenellä tahansa on rajoittamaton pääsy näihin tietoihin, HTL:n soveltaminen olisi paikallaan. Tietojen näkyminen kotisivulla johtaisi siihen, ettei sukututkimustietojen käsittelyä enää voitaisi pitää tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin tapahtuvana toimintana. Sama kanta on otettu myös Ruotsin oikeudessa (ks. Öman & Lindblom s. 48). Mielenkiintoista on kuitenkin huomata, että Norjassa taas on otettu päinvastainen kanta henkilökohtaisten kotisivujen luonteen osalta: tällaiset kotisivut ja niiden tietosisältö jäävät ehdotetun lain ulkopuolelle (ks. NOU 1997:19 s. 102; esitys on tällä hetkellä Suurkäräjien käsiteltävänä, Ot prp nr 92 (1998?99)). Toisaalta valmiin sukuselvityksen taikka sukukirjan julkaiseminen elektronisessa muodossa esim. Internetissä henkilön kotisivulla on taas painovapauden sääntelemä asia, joten siihen HTL:ää ei voida soveltaa. Mutta jos harrastelijasukututkija asettaa koko sukututkimusaineistonsa tai osan siitä tietokannan muodossa kotisivulleen kaikkien käytettäväksi esim. erillisen hakuohjelman avulla, olisin taipuvainen katsomaan, että HTL:ää sovelletaan. Kyseessä ei silloin ole julkaisu.

Julkaisua varten tehtävä sukututkimus

Uuden HTL:n tuoma tärkeä muutos, joka myös jää mainitsematta tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeissa, on HTL:n 2 §:n 5 momentin sisältämä uusi poikkeussäännös, jonka mukaan HTL:ää ainoastaan osittain sovelletaan mm. kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn. Tämä poikkeus on tärkeä sekä ammattisukututkijoille että muille toimeksiannosta sukututkimusta tekeville, joiden toimeksiantoon kuuluu sukukirjan tai julkaistavan sukuselvityksen tekeminen. Lainkohdan perusteluissa todetaan (Hallituksen esitys 96/1998 s. 34):

"Henkilötietojen käsittelyä ... kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten voisi olla esimerkiksi henkilötietojen kerääminen, tallettaminen ja käyttö tausta-aineistona ... kirjan kirjoittamista varten."

Tietysti on mahdollista, että lainsäätäjä on tässä tarkoittanut ainoastaan kaunokirjallisuutta eikä esim. muita kirjallisuuden aloja. Seuraavasta virkkeestä ilmenee, että näin ei kuitenkaan ole asian laita:

"Myös henkilötietojen käsittelyä henkilömatrikkelia varten voidaan yleensä pitää momentissa tarkoitettuna henkilötietojen käsittelynä kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten."

Näin ollen on riidatonta, että myös sukukirja ja painettu sukuselvitys, esim. artikkelin muodossa, täyttävät kirjallisen ilmaisun kriteerit. Tämän johdosta kirjan, artikkelin tai muun julkaisun (esim. CD-ROM-levyn) muotoon päätyvään sukututkimukseen sovelletaan vain eräitä HTL:n säännöksiä. Sitä vastoin lainsäätäjä on tehnyt henkilömatrikkeleiden osalta nimenomaisen poikkeuksen, jonka mukaan HTL:ää kokonaisuudessaan sovelletaan henkilömatrikkeleihin, siitä huolimatta, että ne ovat kirjallisen ilmaisun tuotteita.

Suomen Sukututkimusseuran piirissä on sukututkijoita kehotettu saattamaan sukuselvityksiään painokuntoon, jotta arvokas tutkimustieto saataisiin paremmin säilytettyä ja levitettyä. Sukututkijoiden keskuudessa on kuitenkin vallinnut epätietoisuutta siitä, vaikeuttaako tietosuojalainsäädäntö julkaisuhanketta tai estääkö se julkaisemisen peräti kokonaan. Uuden HTL:n myötä lainsäätäjä on yksiselitteisesti ottanut kantaa siihen, ettei kansalaisten julkaisuvapautta henkilömatrikkeleita lukuunottamatta voida rajoittaa sillä verukkeella, että tietosuojalainsäädäntö kuitenkin soveltuisi julkaisun tausta-aineistoon.

Mitä HTL:n säännöksiä sovelletaan sellaiseen sukututkimukseen, joka tehdään julkaisua varten? HTL:n 2 §:n 5 momentin mukaan sovellettaviksi tulevat 1 § (lain tarkoitus), 2 § (soveltamisala), 3 § (määritelmät), 4 § (Suomen lain soveltaminen), 32 § (tietojen suojaaminen), 39 §:n 3 momentti (tietosuojaviranomaisten tiedonsaantioikeus), 40 §:n 1 ja 3 momentti (tietosuojavaltuutetun ohjeet sekä hänen oikeutensa ilmoittaa asia syytteeseen), 42 § (toimialakohtaiset käytännesäännöt), 44 §:n 2 kohta (tietosuojalautakunnan oikaisuvaatimukset), 45 § (muutoksenhaku), 46 § (uhkasakko), 47 § (vahingonkorvausvelvollisuus), 48 §:n 2 momentti (rangaistussäännös), 50 § (voimaantulo) ja 51 § (siirtymäsäännökset). Tärkein velvollisuus on HTL:n 32 §:n mukainen suojaamisvelvollisuus, eli rekisterinpitäjän tulee huolehtia siitä, etteivät mm. tiedot rekisterissä vahingossa muutu taikka häviä. Suojaamisvelvollisuuden laiminlyönti voi 47 §:n nojalla johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen taikka 48 §:n 2 momentin nojalla rangaistukseen.

Sukututkimusta sukukirjaa taikka julkaistavaa sukuselvitystä varten tekevän henkilön velvollisuudet HTL:n mukaan ovat ratkaisevasti kaventuneet uuden poikkeussäännön myötä. Hänen ei esim. tarvitse ennakolta määritellä ja suunnitella henkilötietojen käsittelyä (6 §) tai laatia rekisteriselostetta (10 §). Arkaluonteisten tietojen käsittelykielto ei myöskään koske häntä (11 §). Lisäksi rekisteröityjä ei tarvitse informoida, ei silloinkaan kun informoiminen ei vaatisi kohtuutonta vaivaa (24 §), eikä kenelläkään ole 26 §:ssä tarkoitettua tarkastusoikeutta. Sukututkijan kannalta merkittävin uudistus on, ettei rekisteröidyllä ole 30 §:n mukaista kielto-oikeutta, eli rekisteröidyllä ei ole oikeutta kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä rekisteröityä itseään koskevia tietoja sukututkimusta varten. Näin ollen vuonna 1994 (Sukutieto 4/1994 s. 15) esittämäni pelko siitä, että tulevaisuudessa näkisimme painetuissa sukuselvityksissä "valkoisia läiskiä" sen takia, että joku olisi vedonnut kielto-oikeuteen, ei toteudu. Uudistus on tältä osin erittäin myönteinen.

Kun HTL:n laaja-alainen soveltaminen sukututkimukseen riippuu nykyisin siitä, aiotaanko sukuselvitys julkaista vai ei, voidaan suositella sekä ammattisukututkijoille että muillekin toimeksiannosta sukututkimusta tekeville, että julkaiseminen otetaan sukututkimuksen tekemisen ehdoksi.

Henkilötietolain soveltamisalaan kuuluva sukututkimus

Jos sukututkijan sukututkimustoiminta on sellaista, että HTL:ää sovelletaan siihen, voidaan lämpimästi suositella, että hän tutustuu tietosuojavaltuutetun toimiston laatimiin sukututkimusta koskeviin ohjeisiin. Ohjeet antavat tiivistetyn kuvan HTL:n asettamista vaatimuksista. Ohjeita on kuitenkin syytä täydentää toisaalta kuolleiden tietosuojan osalta, toisaalta ns. leikearkistojen osalta.

Kuolleiden tietosuojaan HTL ei ole tuonut muutoksia. Näin ollen korkeimman hallinto-oikeuden vuonna 1989 antama päätös (21.11.1989 T 4218), jonka mukaan ennen vuotta 1988 kuolleiden henkilöiden tietosuoja on heikompi kuin henkilörekisterilain voimaantulon jälkeen kuolleen henkilön tietosuoja, on edelleen ajankohtainen. Toisaalta on mahdollista, että Ruotsin lain tavoin (ks. Öman & Lindblom s. 28) katsottaisiin, että kuolleen henkilötiedolle annetaan vain välillistä suojaa eli elävän henkilön kannalta arvioidaan, vaarantuuko hänen yksityisyytensä siitä, että kuolleen henkilön henkilötieto liitetään häneen.

Toinen mainitsemisen arvoinen asia on, että HTL:n alaan kuuluvien sukututkimusrekistereiden pitäjät voivat vapaasti pitää ns. leikearkistoja suvun jäsenistä, kunhan tällainen arkisto pidetään muusta sukututkimusrekisteristä erillään. HTL:n 2 §:n 4 momentin mukaan lakia ei sovelleta henkilörekistereihin, jotka koostuvat ainoastaan tiedotusvälineissä julkaistusta aineistosta sellaisenaan. Säännöksen johdosta esim. sukuseurat voivat HTL:n estämättä kerätä suvun jäsenistä myös arkaluonteisia tietoja erilliseen leikearkistoon, eli sukuseuran leikearkisto voi sisältää myös esim. suvun jäsenen tekemiä rikoksia, yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta jne. koskevia lehtileikkeitä.

Jos sukututkija tekee sellaista sukututkimusta, johon HTL:ää kokonaisuudessaan sovelletaan, on syytä varautua siihen, että kuka tahansa milloin tahansa joko ottaa kirjallisesti yhteyttä sukututkijaan tai tulee henkilökohtaisesti käymään sukututkijan luona käyttääkseen HTL:n 26 §:n tarkoittamaa tarkastusoikeuttaan. Lainkohdan mukaan jokaisella on nimittäin oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja hänestä on rekisterissä taikka, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Lain 27 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan tarkastusoikeutta ei kylläkään ole, jos henkilötietoja käytetään yksinomaan mm. historiallista tutkimusta varten, mutta nykypäivääkin huomioivaa sukututkimusta ei välttämättä voida pitää yksinomaan historiallisena tutkimuksena.

Miksi tietosuojavaltuutetun toimisto vaikenee lain soveltamisalasta?

Voidaan tietysti esittää vain arvailuja siitä, miksi tietosuojaviranomaiset katsovat, ettei ole tarpeen tehdä selkoa HTL:n soveltamisalasta sukututkijan kannalta. Miksi halutaan vaieta siitä, että maassamme tehdään paljon sukututkimusta, johon HTL:n sinällään tärkeitä säännöksiä ei sovelleta. Eräs selitys, joka minusta tuntuu luontevimmalta on, että viranomaisilta edelleen puuttuu tieto siitä, miten moninaista sukututkimus on Suomessa. Vaikuttaa siltä, että tietosuojaviranomaiset perustavat sukututkimustietonsa niihin henkilörekisterilain voimaantulon jälkeisinä vuosina tulleisiin poikkeuslupahakemuksiin. Varteenotettava osa näistä hakemuksista oli eri sukuseurojen hakemuksia saada pitää sukurekisteriä. Tietooni ei ole tullut, että kukaan esim. aloitteleva harrastelijasukututkija olisi kääntynyt lupahakemuksin tietosuojalautakunnan puoleen, joten viranomaisille tällaiset sukututkijat eivät ole olemassa. Sukututkimusta on täten sekä aloittelevan sukututkijan tietojen kerääminen painetuista lähteistä omaan esipolvitauluunsa että sukuseuran sukututkimusvastaavan tietojen keruu suvun jäsenten syntymästä, kuolemasta, avioliitosta ja muista tapahtumista kuten myös lähes koko ikänsä sukututkimusta harrastaneen ammattihistorioitsijan keskiaikaisen suvun selvittäminen julkaistavaa artikkelia varten. Sukututkija voi olla esivanhempiaan keräävä lukiolainen taikka sukututkimuksesta elantonsa saava ammattisukututkija, eikä HTL:n soveltaminen riipu siitä harrastetaanko sukututkimusta vai ei, vaan siitä, minkälaista sukututkimusta harrastetaan.

Tietosuojaviranomaisten toimintaan kohdistuvasta kritiikistäni huolimatta myönnän, että tietosuojalainsäädännön taustalla on monta arvokasta periaatetta, joita jokaisen sukututkijan tulisi noudattaa. Voidaan puhua myös hyvän sukututkimustavan noudattamisesta. Hyvä sukututkimustapa edellyttää, että sukututkija varmistuu siitä, että kerätyt tiedot ja tehdyt johtopäätökset ovat oikeita. Keräämällä tiedot suoraan ao. henkilöltä tai tarkistuttamalla ne hänellä takaa yleensä sen, että tiedot ovat oikeita. Vaikka HTL ei estäisikään eräiden tietojen keräämistä, tallettamista taikka julkaisemista, hienotunteisuussyyt voivat johtaa siihen, että tiedot jäävät panematta paperille, levykkeelle taikka tietokoneen kovalevylle.

Lähteet:
Bärlund, J: Ammattisukututkija ja henkilörekisterilaki, Sukutieto 4/1994 s. 14-15
Hallituksen esitys 311/1993: Hallituksen esitys Eduskunnalle laeiksi henkilörekisterilain ja yleisten asiakirjain jukisuudesta annetun lain 18 a §:n muuttamisesta sekä laiksi tietosuojalautakunnasta ja tietosuojavaltuutetusta
Hallituksen esitys 96/1998: Hallituksen esitys Eduskunnalle henkilötietolaiksi ja eräiksi siihen liittyviksi laeiksi
Konstari, T: Henkilörekisterilaki - Säännökset ja käytäntö, Helsinki 1992
NOU 1997:19: Et bedre personvern - forslag til lov om behandling av personopplysninger, Oslo 1997
Ot prp nr 92 (1998?99): Om lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
SOU 1997:39: Integritet - Offentlighet - Informationsteknik, Statens offentliga utredningar 1997:39, Stockholm 1997
Tietosuojavaltuutetun toimisto: Sukututkimus henkilötietolain mukaan, Uutta asiaa tietosuojasta nro 7/1999 (http://www.tietosuoja.fi/uutta-mohje7.html), (tulostettu 11.8.1999)
Vettenranta, L: Henkilörekisterilain muutosesitys, Sukutieto 2/1994 s. 11
Öman, S & Lindblom, H-O: Personuppgiftslagen - En kommentar, Stockholm 1998

[ Artikkelin alku ]