VERKKOPALVELUT
SukuTopoteekki
SukuTopoteekki on Suomen Sukututkimusseuran ylläpitämä topoteekki eli verkkoarkisto, johon tallennetaan suku- ja henkilöhistoriallisia valokuvia. Sisällön kartuttamiseen voi osallistua kuka tahansa. SukuTopoteekki keskittyy säilyttämään ja esittämään ennen vuotta 1950 otettuja yksityisiä valokuvia. Kuvien luovuttajina voivat olla esimerkiksi yksityishenkilöt ja yhteisöt, kuten sukututkijat ja sukuseurat.
Uusi verkkopalvelu
Seuran julkaisi vanhoihin valokuviin keskittyvän uuden verkkopalvelu SukuTopoteekin toukokuussa 2023. SukuTopoteekin palveluntarjoajana toimii Kansainvälinen arkistotutkimuksen keskus ICARUS. Ohjeet kuvien skannaamisesta ja käsittelystä, metatietojen kirjaamisesta sekä aineistojen toimittamisesta palvelua varten löydät tältä sivulta ja tästä ladattavasta tiedostosta.
SukuTopoteekissa säilytetään ja esitetään ennen vuotta 1950 otettuja yksityisiä suku- ja henkilöhistoriallisia valokuvia, esimerkiksi henkilöistä ja rakennuksista. Palvelun sisällön kartuttamiseen voi osallistua kuka tahansa, kuten sukututkijat ja sukuseurat. Palvelussa ei julkaista muiden toimijoiden, kuten museoiden ja kirjastojen, kokoelmiin kuuluvia aineistoja tai myöhempiä kuvia historiallisista kohteista.
SukuTopoteekissa aineistot ovat kaikkien vapaasti katseltavissa ja kuvien luovuttajat päättävät lisenssistä, jolla ne asetetaan yleisön saataville. Pilottiaineistona SukuTopoteekissa on julkaistu Seuran hallussa olevan ja aiemmin 2000-luvun alussa Seuran kotisivuilla esillä olleen Picture Gallery - Life and Times of Finnish Emigrants -kokoelman suomalaissiirtolaisiin liittyvät noin 1 500 kuvaa. Aineistossa on kuvia mukana Amerikasta Australiaan, osa tunnistettuja ja osa tunnistamattomia.
Seuran SukuTopoteekki-verkkopalvelun etusivu
Luovutussopimus
Ennen kuvien toimittamista ja julkaisemista aineistoja luovuttavan yksityishenkilön tai yhteisön tulee solmia Seuran kanssa digitaalisen aineiston luovutussopimus. Sopimus koskee luovutettavien aineistojen esittämistä verkossa. Seura ei vaadi aineistojen tekijänoikeuksia, vaan luovuttaja määrittää itse lisenssin, jolla aineisto asetetaan yleisön saataville SukuTopoteekissa.
Digitaalisen aineiston luovutussopimus
Kuvien skannaaminen
Kaikki SukuTopoteekissa julkaistavat valokuvatkuvat suositellaan skannattavan värillisinä, myös mustavalkoiset kuvat. Kuvat asetellaan skanneriin mahdollisimman suoraan ja tarvittaessa käytetään valkoista taustaa.
Kaikki kuvat tulee skannata riittävällä tarkkuudella, jotta niiden yksityiskohdat saadaan talteen. Tarkkuus (ppi/dpi) valitaan alkuperäisen kuvan koon mukaan. Tarkkuuden valinnassa voi käyttää apuna seuraavia suosituksia, tai skannerin asetuksista voi valita resoluution (tarkkuus) niin, että kuvan pidemmän sivun mitaksi tulee noin 3 000 pikseliä:
- 10 x 15 cm ja pienemmät = 1 200 ppi/dpi
- 18 x 24 cm saakka = 400 ppi/dpi
- suuremmat kuin 18 x 24 cm = 300 ppi/dpi
- negatiivit ja kinodiat = 2 000-3 000 ppi/dpi
Kuvien käsittely
Skannauksen jälkeen kuva rajataan niin, että kuva tulee mukaan reunoineen ja valkoinen reuna näkyy hieman kuvan reunojen ympärillä. Skannattuja kuvia ei tule muokata, värittää tai muutoin käsitellä kuvankäsittelyohjelmilla. SukuTopoteekissa ei julkaista lähtökohtaisesti kuvien taustoja.
Kuvat tallennetaan yhteen kansioon JPEG-muodossa ja kansiossa kaikki kuvat nimetään muodossa luovuttajan mukaan "SukunimiEtunimiNumero" (esim. MeikalainenMatti0123 tai SukulanSukuyhdistys0456) siten, että kaikilla kuvilla on oma järjestysnymero. Kuvien nimissä ei käytetä ääkköksiä, vaan esimerkiksi ö korvataan o-kirjaimella.
Metatietojen kirjaaminen
Kaikkien SukuTopoteekkiin lähetettävien kuvien metatiedot eli kuvailutiedot kirjataan erilliseen kuvailutiedostoon, jonka voit ladata alta. Tiedoston voi avata ja täyttää Excelillä tai muulla taulukkolaskentaohjelmalla.
Mallitiedostoon ei lisätä uusia sarakkeita tai tiedoston otsikoita tai niiden järjestystä ei muuteta. Metatietojen kirjaamisessa noudatetaan mahdollisimman tarkasti olla olevasta SukuTopoteekin ohjeesta löytyvää täyttöohjetta. Erityisen tärkeää on, että edellä mainittu tiedoston nimi vastaa täsmälleen kuvailutiedostoon kirjattua nimeä, jotta metatiedot yhdistyvät SukuTopoteekissa oikein. Aineistoja etsitään SukuTopoteekista pääasiassa kuvan otsikon ja tunnisteiden avulla, eli niihin tulee kiinnittää kuvailussa erityistä huomioita.
Aineistojen toimittaminen
Kuvat ja metatiedosto lähetetään samassa kansiossa sähköpostitse osoitteella sukutopoteekki@genealogia.fi tai käyttäen maksutonta WeTransfer-palvelua. Seura vastaa luovutettujen aineistojen julkaisemista SukuTopoteekissa ja Seura päättää kuvien julkaisun aikataulusta ja asettamisesta yleisön saataville palvelussa.
Tietojen täydentäminen
SukuTopoteekissa julkaistujen kuvien tietoja täydennetään ensisijaisesti vastaamalla palvelussa kysymykseen "Tunnistatko kuvan henkilöt tai onko sinulla lisätietoja kuvaan?" ja lähettämällä tiedot kysymyksen yhteydessä olevalla lomakkeella. Tietoja voi lähettää myös sähköpostitse sähköpostitse (osoite ilmoitetaan pian), jolloin viestissä tulee mainita kyseessä olevan kuvan tunnistenumero (esim. ID 0079554).
Ylläpito ja palaute
SukuTopoteekin uusien aineistojen vastaanottamisesta vastaa Seuran asiakasneuvoja Susanna Lahtinen. SukuTopoteekin ylläpidosta vastaa Seura verkkopalveluasiatuntija. Seuran kaikkien toimijoiden yhteystiedot löydät täältä.
Ylläpidon apuna SukuTopoteekissa toimivat vapaaehtoiset moderaattorit, jotka päivittävät kuvien kuvailu- ja tunnistetietoja. Mikäli olet kiinnostunut vapaaehtoisen koordinaattorin tehtävästä, jätä vapaamuotoinen hakemus Seuran verkkopalveluasiantuntija Mikko Kuitulalle. Koordinaattorit perehdytetään tehtävään, mutta topoteekin tuntemisesta sekä vanhojen valokuvien käsittelystä ja aiemmasta metatietotyöstä on hyötyä tehtävän hoitamisessa.